.‑ NOCIÓN DE SISTEMA
Definición: "Un sistema es un conjunto de elementos materiales, o inmateriales, (hombres, maquinas, métodos, reglas, etc.) relacionados que transforman, mediante procesos, elementos (entradas) en otros nuevos elementos (salidas)"
Ej.: Una caldera de calefacción: transforma, mediante la combustión el gasóleo en calor.
En nuestro tema sólo nos interesan aquellos sistemas que estén constituidos por organizaciones (empresas, departamentos de empresas, organismos públicos, etc.) que funcionen con el fin de obtener unos objetivos determinados, y dentro de ellos, nos centraremos en los sistemas de información informatizados, es decir que emplean ordenadores.
Podemos tener así una nueva definición de sistema: "conjunto de elementos que interactúan entre si, orientados a la consecución de un objetivo común”.
Un sistema puede formar parte de uno mas general, que seria su entorno, y/o estar formado por otros sistemas, que se llamarían subsistemas.
Cualquier empresa u organización es en sí un sistema. Su entorno es el sistema productivo en el que se inserta, del que recibe una serie de entradas, en forma de demandas, y al que entrega una serie de salidas , u oferta. A su vez dentro de él existen varios subsistemas formados por los distintos departamentos o áreas en las que se divide la empresa.
‑ NOCIONES DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN
Los elementos de un sistema de información son muy variados; pueden agruparse en recursos físicos, como archivos, teléfonos, ordenadores, personal, documentos y una serie de normas, procesos y procedimientos que determinan los flujos de información, tanto dentro de la organización, como hacia y desde el exterior.
El sistema de información se encarga de almacenar y procesar las informaciones que recibe de los otros subsistemas de la organización y del exterior, para poder ayudar al subsistema de gestión en la toma de decisiones.
El S.I., como memoria de la organización, se encarga de:
· Registrar las estructuras de datos, reglas y limitaciones de acceso, de acuerdo con un determinado MODELO DE DATOS.
· Registrar todos los hechos que suceden en el entorno y en el interior de la organización que afecten a las informaciones recogidas en el modelo de datos y que constituyen la BASE DE INFORMACIÓN de la organización.
En su tarea de procesador de la información, el S.I. se encarga de :
· Actualizar los datos almacenados en la base de información.
· Permitir realizar cambios en las estructuras, reglas y limitaciones del modelo de, datos, haciendo que el sistema sea adaptable a los cambios que ocurran en el entorno de la organización.
Cuando un sistema de información cuenta entre sus recursos con ordenadores, en los que se basa parcial o totalmente, puede denominarse sistema de información informatizado. También se les suele llamar sistemas informáticos.
Dos razones justifican la informatización de un sistema de información:
· Simplificación y mejora del trabajo administrativo (contabilidad, facturación, nómina, etc.) por la automatización de procesos repetitivos y tediosos de simple ejecución.
· Ayuda a la toma de decisiones: En ocasiones el propio ordenador puede tomar decisiones, de acuerdo con unas pautas, o reglas. Cuando la decisión la tienen que tomar las personas, este sistema le permite disponer el máximo de información posible, ya que el ordenador puede seleccionar a gran velocidad entre una gran masa de datos almacenados, aquellas informaciones útiles para la toma de decisiones.
También es una herramienta útil para hacer simulaciones (por ejemplo con hojas de cálculo) que permiten a los gestores medir rápidamente cuales serian las consecuencias de, determinadas decisiones con el fin de encontrar progresivamente las mejores decisiones posibles.
SUBSISTEMAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN INFORMATIZADO
Un Sistema de información informatizado (S.I.I.) está constituido por uno o varios ordenadores controlados por el personal de explotación y por los programas o aplicaciones (software) que se relacionan con su entorno por medio de unidades periféricas de comunicaciones y de entrada/salida de datos y por otra parte se relacionarán con el modelo y la base de información por medio de unidades periféricas de almacenamiento.
El SI.I. se puede descomponer en cuatro subsistemas funcionales:
· Dos subsistemas internos:
- El tratamiento de la información
- La memorización
· Dos subsistemas de enlace con el entorno:
- Recogida de datos
- Salida de datos
La memorización:
La memorización re refiere a la función de almacenamiento de las informaciones:
· Almacenamiento de programas y de estructuras de datos (modelo de datos).
· Almacenamiento de datos en ficheros o bases de datos (base de información).
Esta información se almacenará normalmente, en discos, cintas, cd‑rom o dvd.
Tratamiento automático:
Esta función consiste en manipular los datos memorizados o recogidos del exterior. Los tratamientos pueden generar informaciones para el exterior (salidas) bajo forma de resultados.
El tratamiento automático puede ser completo o no. Se dice que es completo si incluye una transformación significativa de los datos manipulados.
Los tratamientos automáticos completos se pueden clasificar en las siguientes categorías:
· Controles, que consisten en validar los datos recogidos y rechaza los que no respeten las limitaciones del modelo.
· Actualizaciones, que consisten en transformar los datos de la base de información en datos con nuevos valores a partir de las informaciones procedentes del entorno o a partir de otros datos ya memorizados. Esta actualización o mantenimiento de los datos puede incluir nuevos datos (altas), modificaciones y anulaciones (bajas) de los datos ya existentes.
· Consultas, que consisten en seleccionar de entre los datos de la base de información los que responden a determinados criterios y cuyos valores proceden de un tratamiento o directamente de los datos memorizados.
· Cálculos, que consisten en elaborar nuevos datos a partir de datos recogidos o memorizados, según unas reglas precisas.
Recogida de datos
La recogida de datos es el tratamiento que consiste en comunicar al S.I.I. informaciones procedentes del entorno. Estas informaciones pueden ser memorizadas, directamente o utilizadas en un tratamiento automático.
Salida de datos
Se encarga del tratamiento que consiste en transformar datos memorizados o datos resultantes de un tratamiento en una salida, de información impresa, o mediante otro medio, hacia el entorno.
